Evenement organiseren
Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. Bijvoorbeeld een braderie, festival of optocht. Wilt u een evenement organiseren? Vraag dan een evenementenvergunning aan. Wilt u een klein evenement organiseren? Bijvoorbeeld een straatfeest of buurtbarbecue? Dan is het maken van een melding voldoende.
Een melding klein evenement is niet bedoeld voor privéfeesten zoals bruiloften en verjaardagen. Dan heeft u wellicht andere ontheffing(en) nodig. Onder het kopje privéfeesten vindt u meer informatie.
Als er sprake is van een route of verkeersomleiding (groot of klein evenement, dan vragen wij u om een verkeerstekening. Die tekening maakt u via het programma traffic chart. Onder het kopje verkeerstekening vindt u de link naar dat programma en een instructie.
Telefonisch spreekuur
Team vergunningen is van maandag tot en met vrijdag bereikbaar tussen 10.00 en 11.00 uur. Bel daarvoor ons algemene telefoonnummer 14 024. U kunt uw vragen of terugbelverzoek ook mailen naar vergunningen@bergendal.nl
Melding klein evenement
Een melding van een klein evenement (buurtfeest) moet uiterlijk 4 weken voor het evenement volledig in bezit zijn van de gemeente. Een melding voor een klein evenement kunt direct online indienen met DigiD of organisaties kunnen ook inloggen met eHerkenning (minimaal betrouwbaarheidsniveau 2+).
Digitaal melden klein evenement
Lees de voorschriften van een klein evenement.
Wat valt onder een klein evenement
- straatfeest of buurtbarbecue (geen privéfeesten! zoals bruiloften en verjaardagen)
- wandel- en fietstochten
- toertochten zonder wedstrijdelement met motoren of (vracht)auto’s, (brom-)fiets, koetsen of skeelers
- optochten en/of sponsorlopen georganiseerd door scholen
- slipjachten
Voorwaarden klein evenement (buurtfeest)
U kan een melding van een klein evenement doen als u voldoet aan alle volgende voorwaarden:
- Het evenement duurt maximaal 2 aaneengesloten dagen;
- Het evenement, inclusief het ten gehore brengen van geluid begint niet eerder dan 09.00 uur en eindigt uiterlijk om 00.00 uur, met uitzondering op vrijdagnacht en zaterdagnacht. Dan eindigt het evenement uiterlijk om 01.00 uur;
- Er zijn totaal maximaal 250 personen per dag aanwezig bij het evenement;
- De openbare weg blijft toegankelijk voor al het verkeer. Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan of veroorzaakt anderszins geen belemmering voor het verkeer, inclusief voetgangers.
- Alleen bij straat- en buurtfeesten en schoolactiviteiten mag het gebruik van de weg worden beperkt en de straat worden afgesloten mits het een 30 km-weg betreft (geen busroute) en de straat voor hulpdiensten bereikbaar blijft;
- De objecten die ten behoeve van het evenement geplaatst worden;
- zijn geen podia of tribunes of een tent geschikt voor meer dan 150 personen;
- hebben maximaal een oppervlakte van 25 m2;
- moeten duidelijk zichtbaar zijn zodat ze geen gevaar opleveren voor weggebruikers;
Twijfelt u, stel dan uw vragen tijdens het telefonisch spreekuur: ma t/m do van 10:00-11:00 uur. Of mail uw vragen naar: vergunningen@bergendal.nl . Als u niet aan alle voorwaarden van een klein evenement voldoet, dan moet u een vergunning voor een evenement aanvragen. Zie in onderstaande tekst hoe dit werkt.
Materiaal lenen
Indien u materiaal wenst te lenen, dient u dat aan te vragen via het online aanvraagformulier.
U vindt meer informatie en het formulier onder het kopje: lenen materiaal
Aanvraag vergunning (groot) evenement
Een complete aanvraag voor een vergunning moet uiterlijk 12 weken* voor het evenement in bezit zijn van de gemeente. Een aanvraag is compleet als het aanvraagformulier volledig is ingevuld en alle gevraagde bijlagen zijn meegestuurd. U kunt via onderstaande link het formulier downloaden en invullen. Mail het formulier vervolgens naar gemeente@bergendal.nl.
Indien een aanvraag meer dan 6 maanden van tevoren wordt ingediend, zal de startdatum opgeschort worden tot 6 maanden van tevoren. Graag hiermee rekening houden.
Formulier evenement organiseren
Het formulier is digitaal in te vullen op de volgende manier: open het document in Adobe acrobat en kies aan de rechterkant met gereedschap voor “Invullen en ondertekenen.” Lukt dit niet, kunt u het formulier ook uitprinten.
Het formulier en het veiligheidsplan (zie hieronder voor het juiste format) kunt u dan mailen naar gemeente@bergendal.nl zodat het op de juiste wijze wordt ingeboekt en verwerkt.
Let op, in sommige gevallen moet u óók nog een melding maken van een incidentele festiviteit. Dit is een aparte melding en gaat over geluid. Bekijk wanneer u een incidentele festiviteit moet melden en en hoe u dit doet
Kosten
De legeskosten voor een evenementenvergunning bedragen € 62,75
Meer informatie
Veiligheidsplan
Voor (B)-evenementen is het van belang dat u een veiligheidsplan aanlevert. De veiligheidsregio Gelderland Zuid (VRGZ) heeft, in samenwerking met diverse gemeenten zoals Berg en Dal, een nieuw format gemaakt. Dat format dient u in te vullen en mee te sturen bij uw aanvraag.
Waarom een evenementenvergunning? En waarom 12 weken van tevoren?
Die 12 weken hebben we nodig om de volledige vergunningaanvraag zorgvuldig te lezen, controleren en waar nodig bij te sturen (zoals vragen om aanvullende informatie). We hebben helaas in het verleden gezien dat het tijdens evenementen ook fout kan gaan. Denk aan de cafébrand in Volendam, het monstertruckdrama in Haaksbergen, het noodweer en later de aanrijding na afloop van Pinkpop. Of de Love Parade in Duisburg. Dat heeft voor alle betrokkenen hele nare gevolgen die een hele lange nasleep kunnen hebben. De kans op zo’n drama (of kleinere incidenten) proberen we samen met u als organisator zo klein mogelijk te maken. Hoe doen we dat? Bijvoorbeeld om de veiligheid van alle bezoekers zoveel mogelijk te waarborgen?
Inhoudelijk kijken we onder andere naar de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, verkeersaspecten, geluid, inzet hulpdiensten etc. Blijkt uit de aanvraag dat u hier voldoende aandacht voor heeft of moeten we samen nog ergens bijsturen?
We kijken als gemeente niet alleen naar de aanvraag. Dat doen we samen met andere partijen zoals de brandweer, politie en de omgevingsdienst. Zij hebben met name een adviserende rol, waarbij de politie en brandweer dit naast hun reguliere werkzaamheden doen. Er wordt niet alleen advies gevraagd voor evenementen in onze gemeente, maar voor alle evenementen in de regio. Het is daarmee van belang dat we in het proces voldoende tijd voor iedereen inplannen.
Daarnaast streven we ernaar een vergunning 4 weken voor het evenement af te geven. Dit doen we zodat u tijdig weet aan welke vergunningsvoorwaarden u moet voldoen. Maar ook zodat inwoners/omwonenden voldoende tijd hebben om mogelijke bedenkingen te uiten of bezwaar te maken. Een democratisch recht. Dit zou niet haalbaar zijn als een vergunning korter dan 12 weken van tevoren aangevraagd zou worden.
Het is overigens niet gezegd dat de behandeling van een aanvraag ook altijd deze 12 weken duurt. Soms gaat het sneller. Dat kan bijvoorbeeld zo zijn als u op tijd meteen een hele duidelijke en complete aanvraag indient. Daar streven we samen met alle partijen naar. In zo’n geval gaat er geen tijd verloren aan het opvragen van aanvullende gegevens en het bijsturen. We proberen dan ook op voorhand zo duidelijk mogelijk aan te geven wat u aan moet leveren en waar een aanvraag aan moet voldoen.
Maar waar kijken we dan samen met andere partijen naar? Hieronder een paar voorbeelden. Het verschilt overigens per evenement of het van toepassing is:
• Wat voor soort evenement is het en hoe ziet het programma er uit
• Welk en hoeveel publiek wordt verwacht, is dit in verhouding tot de faciliteiten en grootte van de evenementlocatie en is er sprake van risicogroepen
• Hoe ziet het evenemententerrein er uit; verhard, onverhard, binnen of buiten
• Worden er objecten zoals tenten of tribunes geplaatst en zijn deze (brand)veilig
• Wordt er sanitair geplaatst en hoe is de afvoer van afvalwater geregeld
• Is er een stroomvoorziening nodig
• Wordt er geluid geproduceerd (bijv. muziek, omroepinstallatie) en/of alcohol verstrekt
• Is er voldoende gecertificeerde beveiliging en EHBO aanwezig
• Welke wegen wil de organisator afsluiten of worden er verkeersregelaars ingezet en hoe wil men het verkeer omleiden.
• Is er een calamiteitenroute
Het lijkt op voorhand misschien alsof we u het hemd van het lijf vragen, maar dat doen we niet voor niets. Dat doen we ook in uw belang en in het belang van 'uw' bezoekers. We willen er op voorhand zeker van zijn dat u uw verantwoordelijkheid kan dragen en het evenement veilig kunt organiseren. Dat u tijdens, of in aanloop naar het evenement niet voor verrassingen komt te staan waar u niet op kunt inspelen. Een uitvoerige beoordeling op voorhand is dus voor iedereen belangrijk; voor u maar ook voor de bezoekers van uw evenement. Samen houden we elkaar scherp en maken we de evenementen in onze gemeente veiliger. Liever vooraf alles goed regelen/afspreken, dan achteraf betreuren dat we dat hebben nagelaten. Met alle gevolgen van dien (schade, gewonden of erger).
Verkeerstekening
Voor het aanleveren van een tekening maakt u gebruik van het programma My Traffic Plan - Traffic Chart (traffic-chart.com)
In de werkinstructie kunt u lezen hoe u de tekening met dit programma maakt.
Lenen materiaal
Voor het lenen van materiaal van de werf bij het organiseren van een evenement (groot/klein) of een herdenking kunt u onderstaand formulier gebruiken. Het is geen garantie voor het daadwerkelijk verkrijgen van de materialen. Het kan voorkomen dat gevraagde materialen niet beschikbaar zijn.
Organiseert u een klein evenement (melding)? Dan vult u onderstaand formulier uiterlijk 3 weken voor de datum van uw evenement in.
Organiseert u een (groot) evenement of herdenking? Dan vult dan vult u onderstaand formulier uiterlijk 12 weken voor de datum van uw evenement of herdenking in.
LET OP: u bent zelf verantwoordelijk voor het juist invullen van het formulier. U geeft zelf aan wanneer u de materialen wenst te ontvangen. De planning houdt rekening met die datum en daar kan alleen in overleg met de werf van afgeweken worden.
Regelgeving wegwerpplastic
De meest recente informatie vindt u op de website van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat: Home | Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (minderwegwerpplastic.nl)
Ook op de website van Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) vindt u meer informatie. Denk hierbij aan informatie omtrent handhaving: Kunststofproducten voor eenmalig gebruik | Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) (ilent.nl)
Toestemming eigenaar gebruik terrein of gebouw
Als het evenement op een particulier terrein of in een particulier gebouw wordt gehouden, dan is de toestemming van de eigenaar voor het gebruik van dit terrein of gebouw noodzakelijk. De eigenaar kan deze toestemming na de aanvraag voor een vergunning van een evenement direct online indienen.
Privéfeesten
Muziek
Voor het ten gehore brengen van muziek tijdens kleine privéfeesten zoals een verjaardags- of afstudeerfeest in eigen huis en tuin heeft u geen gemeentelijke vergunning nodig in de volgende situaties:
- als gebruik wordt gemaakt van een muziekinstallatie voor normaal huiselijk gebruik.
- als gebruik wordt gemaakt van onversterkte livemuziek.
Overlast altijd beperken
De regel dat overlast voor de directe woonomgeving zo veel mogelijk moet worden beperkt is uiteraard altijd van kracht. Een tip in dit verband is uw buren of uit te nodigen of vooraf op de hoogte te stellen van uw geplande feest.
Wanneer heeft u wel een ontheffing nodig?
Als u gebruik maakt van versterkte (live) muziek.
U vraagt de ontheffing direct online aan. Berg en Dal - Aanvraag overige vergunningen en ontheffingen - Informatie over online aanvragen
Geef bij uw aanvraag de volgende informatie:
- wat u gaat doen dat geluidsoverlast kan veroorzaken
- datum en tijdstip waarop u geluidsoverlast kan veroorzaken (let op, de eindtijd is 00:00 uur, behalve op vrijdag en zaterdag. Dan is de eindtijd maximaal 01:00 uur)
Kosten
De kosten bedragen: € 21,85
Hoe lang duurt het?
U ontvangt binnen 8 weken bericht of u de ontheffing krijgt. De gemeente kan deze termijn met 8 weken verlengen.
Bezwaar maken
Als u het niet eens bent met de beslissing van de gemeente, kunt u binnen 6 weken bezwaar maken.
Bekendmaking
Verleende APV-vergunningen worden in principe gepubliceerd in het digitale gemeenteblad van de gemeente. Via deze algemene bekendmaking worden de inwoners op de hoogte gebracht voor welke activiteiten vergunning is verleend en wanneer die mogen plaatsvinden.
Plaatsen feesttent
Indien u een tent plaatst waarbij sprake is van één (of meer) van onderstaande gevallen? Dan moet u een gebruiksmelding doen van deze tent. Deze melding kunt u via onderstaand formulier indienen.
In de tent is sprake van:
- Meer dan 150 gelijktijdig aanwezige personen;
- Meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar;
- Meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen;
- Nachtverblijf voor meer dan 10 personen.
Belangrijk om te weten is dat de tent altijd moet voldoen aan de eisen uit het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop). Dit geldt dus ook voor tenten waarbij geen sprake is van bovenstaande gevallen. Wijkt u bewust af van de eisen uit dit Besluit om de brandveiligheid met andere maatregelen te waarborgen? Dan moet u ook een gebruiksmelding doen.
Meldingsformulier brandveilig gebruik tent
Alcohol schenken
Geen vergunning of ontheffing nodig
Als u alcohol wilt schenken op een besloten feest en de gasten hoeven hier niet voor te betalen, hoeft u geen alcoholvergunning of ontheffing aan te vragen.
Wel vergunning of ontheffing nodig
Als u tijdens uw feest alcohol wilt schenken tegen betaling, hebt u een ontheffing nodig van de gemeente. Deze ontheffing heet een alcoholvergunning Model C. U kunt deze ontheffing direct online aanvragen.
Hoe werkt het?
Voor het schenken en verkopen van alcohol tijdens een evenement gelden de volgende voorwaarden:
- U mag geen alcohol schenken en verkopen aan kinderen jonger dan 18 jaar.
- Op het evenement mag u geen sterke drank (>15% alcohol) schenken en verkopen.
- De persoon die de leiding heeft over de alcohol:
- is minimaal 21 jaar;
- Is niet van slecht levensgedrag (geen strafblad)
- beschikt over een bewijsstuk sociale hygiëne en staat ingeschreven in het Register Sociale Hygiëne
Kosten
De kosten bedragen € 21,85