Evenement organiseren

Een complete aanvraag voor een vergunning moet uiterlijk 12 weken* voor het evenement in bezit zijn van de gemeente. Een aanvraag is compleet als het aanvraagformulier volledig is ingevuld en alle gevraagde bijlagen zijn meegestuurd. U kunt via onderstaande link het formulier downloaden en invullen. Mail het formulier vervolgens naar gemeente@bergendal.nl(externe link).

Formulier aanvraag vergunning evenement

Let op, in sommige gevallen moet u óók nog een melding maken van een incidentele festiviteit. Dit is een aparte melding en gaat over geluid. Bekijk wanneer u een incidentele festiviteit moet melden en en hoe u dit doet

Kosten

De legeskosten voor een evenementenvergunning bedragen € 60,45

Meer informatie

Lees dan het evenementenbeleid van de gemeente(externe link)
 

Die 12 weken hebben we nodig om de volledige vergunningaanvraag zorgvuldig te toetsen, te bekijken en waar nodig bij te sturen. We hebben helaas in het verleden gezien dat het tijdens evenementen ook fout kan gaan. Denk aan het monstertruckdrama in Haaksbergen, het noodweer en later de aanrijding na afloop van Pinkpop. Of de Love Parade in Duisburg. Dat heeft voor alle betrokkenen hele nare gevolgen die een hele lange nasleep kunnen hebben. De kans op zo’n drama (of kleinere incidenten) proberen we samen met u zo klein mogelijk te maken. Hoe doen we dat?

Inhoudelijk kijken we onder andere naar de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, verkeersaspecten, geluid, inzet hulpdiensten etc. Blijkt uit de aanvraag dat u hier voldoende aandacht voor heeft of moeten we samen nog ergens bijsturen? 
We kijken als gemeente niet alleen naar de aanvraag. Dat doen we samen met andere partijen zoals de brandweer, politie en de omgevingsdienst. Zij hebben met name een adviserende rol, waarbij de politie en brandweer dit naast hun reguliere werkzaamheden doen. Er wordt niet alleen advies gevraagd voor evenementen in onze gemeente, maar voor alle evenementen in de regio. Het is daarmee van belang dat we in het proces voldoende tijd voor iedereen inplannen.
Daarnaast streven we ernaar een vergunning 4 weken voor het evenement af te geven. Dit doen we zodat u tijdig weet aan welke vergunningsvoorwaarden u moet voldoen. Maar ook zodat er waar nodig voor inwoners voldoende tijd overblijft om mogelijke bedenkingen te uiten of bezwaar te maken. Dit zou niet haalbaar zijn als een vergunning korter dan 12 weken van tevoren aangevraagd zou worden.

Het is overigens niet gezegd dat de behandeling van een aanvraag ook altijd deze 12 weken duurt. Soms gaat het sneller. Dat kan bijvoorbeeld zo zijn als u op tijd meteen een hele duidelijke en complete aanvraag indient. Daar streven we samen met alle partijen naar. In zo’n geval gaat er geen tijd verloren aan het opvragen van aanvullende gegevens en het bijsturen. We proberen dan ook op voorhand zo duidelijk mogelijk aan te geven wat u aan moet leveren en waar een aanvraag aan moet voldoen.  

Maar waar kijken we samen met andere partijen nu naar? Hieronder een paar voorbeelden. Het verschilt overigens per evenement of het van toepassing is:
• Wat voor soort evenement is het en hoe ziet het programma er uit
• Welk en hoeveel publiek wordt verwacht, is dit in verhouding tot de faciliteiten en grootte van de evenementenlocatie en is er sprake van risicogroepen
• Hoe ziet het evenemententerrein er uit; verhard, onverhard, binnen of buiten
• Worden er objecten zoals tenten of tribunes geplaatst en is dit (brand)veilig
• Wordt er sanitair geplaatst en hoe is de afvoer van afvalwater geregeld
• Is er een stroomvoorziening nodig
• Wordt er geluid ten gehore gebracht (bijv. muziek, omroepinstallatie) en/of alcohol verstrekt
• Is er voldoende gecertificeerde beveiliging en EHBO aanwezig
• Welke wegen wil de organisator afsluiten of worden er verkeersregelaars ingezet en hoe wil men het verkeer omleiden.
• Is er een calamiteitenroute

Het lijkt op voorhand wellicht alsof we u het hemd van het lijf vragen, maar dat doen we niet voor niets. Dat doen we ook in uw belang. We willen er op voorhand zeker van zijn dat u uw verantwoordelijkheid kan dragen en het evenement veilig kan organiseren. Dat u tijdens, of in aanloop naar het evenement niet voor verrassingen komt te staan waar u niet op kunt inspelen. Een uitvoerige beoordeling op voorhand is dus voor iedereen van belang; voor u maar ook voor de bezoekers van uw evenement. Samen houden we elkaar scherp en maken we de evenementen in onze gemeente veiliger. 

Voor het aanleveren van een tekening maakt u gebruik van het programma My Traffic Plan - Traffic Chart (traffic-chart.com)(externe link) 

In de werkinstructie kunt u lezen hoe u de tekening met dit programma maakt.

Voor het lenen van materiaal van de werf bij het organiseren van een evenement (groot/klein) of een herdenking kunt u onderstaand formulier gebruiken. Het is geen garantie voor het daadwerkelijk verkrijgen van de materialen. Het kan voorkomen dat gevraagde materialen niet beschikbaar zijn.  

Organiseert u een klein evenement (melding)? Dan vult u onderstaand formulier uiterlijk 3 weken voor de datum van uw evenement in.
Organiseert u een (groot) evenement of herdenking? Dan vult dan vult u onderstaand formulier uiterlijk 12 weken voor de datum van uw evenement of herdenking in.

Formulier voor het lenen van materialen

Als het evenement op een particulier terrein of in een particulier gebouw wordt gehouden, dan is de toestemming van de eigenaar voor het gebruik van dit terrein of gebouw noodzakelijk. De eigenaar kan deze toestemming na de aanvraag voor een vergunning van een evenement direct online indienen.

Toestemming eigenaar gebruik particulier terrein of gebouw